Une tâche doit être terminée maintenant. Une autre possède une échéance plus lointaine et un lien plus fort avec l’objectif. Si la liste ne retient que ce qui arrive à échéance en premier, la seconde tâche peut rester intacte jusqu’à ce que sa date approche. Les tâches ont alors été classées uniquement selon leur date.
Pour traiter une telle liste, une personne doit considérer ensemble le calendrier et l’importance. Il faut décider ce qui exige une action immédiate, ce qui mérite du temps protégé plus tard, et ce qui ne nécessite pas l’intervention de la même personne. La personne peut ainsi gérer un planning chargé sans traiter chaque élément comme également urgent.
Une échéance et l’importance sont deux faits distincts
La matrice d’Eisenhower classe les tâches selon leur urgence et leur importance. Ses quatre cases comprennent le travail à la fois urgent et important, le travail important sans urgence immédiate, le travail urgent dont l’importance est moindre, et le travail qui ne relève d’aucun de ces deux impératifs. Une date d’échéance et la contribution à l’objectif sont deux faits distincts.
Dans un projet professionnel, les tâches critiques qui doivent être terminées immédiatement entrent dans le premier groupe. D’autres tâches peuvent être planifiées plus tard lorsque leur calendrier le permet. Cette séparation évite de faire de la prochaine échéance l’unique règle de classement. Une tâche prévue plus tard peut néanmoins mériter une attention soutenue en raison de ce qui dépend d’elle.
La matrice sépare aussi les tâches qu’une autre personne peut traiter de celles qui ne méritent pas de travail actif. Certaines demandes urgentes n’exigent ni le jugement ni la compétence de la personne qui porte le plan général. D’autres sont si peu importantes et si peu urgentes que les conserver dans la liste active ajoute du travail sans faire avancer l’objectif. Les placer dans des cases différentes empêche chaque élément de rivaliser dans une seule file.
Réserver du temps avant que la tâche devienne urgente
Un objectif général n’indique pas ce qu’une personne doit accomplir un jour donné. Une planification détaillée le décompose en tâches plus petites et attribue à chacune une échéance ainsi que des critères de réussite clairs. Ce travail est particulièrement utile pour les tâches importantes qui ne sont pas encore urgentes. Elles peuvent entrer dans le planning alors qu’il reste assez de marge pour les accomplir sans laisser une échéance immédiate gouverner la journée.
Une date plus lointaine borne un travail déjà identifié comme nécessaire. La traiter comme une permission d’ignorer la tâche jusqu’au dernier moment annule l’intérêt de l’avoir attribuée. Une personne peut ainsi réserver du temps à une tâche importante avant qu’elle ne se retrouve en concurrence avec des urgences et du travail en retard.
La planification enregistre aussi les dépendances entre tâches. Si l’une doit être terminée avant qu’une autre puisse commencer, laisser la première intacte affecte davantage que sa propre date. La tâche suivante perd une partie du temps dont elle disposait. Marquer l’importance à côté du calendrier aide à traiter ces dépendances avant que le retard ne se propage dans le projet.
Certaines demandes immédiates appartiennent à quelqu’un d’autre
Dans une équipe, une tâche urgente peut être confiée à une autre personne lorsque cette personne possède la compétence et l’autorité nécessaires. La délégation répartit le travail au lieu de faire de l’urgence une demande adressée chaque fois à la même personne. La tâche conserve un responsable et une échéance, tandis que son avancement reste consultable grâce au suivi.
La gestion des réseaux sociaux offre un exemple direct. Lorsque ce travail revient à un membre de l’équipe qui en possède la spécialité, la personne chargée du plan général n’a pas à l’exécuter personnellement simplement parce qu’une échéance immédiate existe. La responsabilité a changé de main, mais le travail reste observable dans le planning du projet.
Après la délégation, l’avancement doit encore être suivi. Un tableau de bord, un tableau de projet ou un autre outil peut conserver les échéances et l’avancement visibles. La personne qui porte le plan général peut poursuivre une tâche importante déjà planifiée pendant que l’élément urgent confié à quelqu’un d’autre avance avec son propre responsable et sa propre échéance.